Zeitmanagement

Zeitmanagement Konzepte

Die Rubrik “Entspannungstechniken” wäre nicht vollständig, wenn nicht über Zeitmanagement-Konzepte diskutiert würde. Wenn Sie diese Techniken in Ihr Leben integrieren und schätzen lernen, werden Sie in Zukunft einen entspannteren Lebensstil genießen können.

Wenn Sie jeden Tag tiefe Muskelentspannung oder Meditation üben, können Sie für 20-30 Minuten ein angenehm entspanntes Gefühl genießen. Bei regelmäßiger Übung können Sie dadurch mit Sicherheit Ihr allgemeines Gefühl der Entspannung verbessern.

Wenn Sie jedoch die restliche Zeit ständig unter Druck stehen, mit zu vielem, das erledigt werden muss, werden Sie wahrscheinlich weiter unter Spannung bleiben. Dieser anhaltende Stress wiederum begünstigt chronische Angst- oder Panikstörungen und kann letztlich in Richtung eines Burnout-Syndroms führen.

Auszeiten

Auszeit ist genau das, wonach es sich anhört: Zeit fern von der Arbeit oder anderen Verantwortungen. Sie gibt Ihnen Gelegenheit, wieder Energie zu tanken. Ohne Erholungsphasen, in denen Sie sich ausruhen und Energie tanken können, kumuliert sich der Stress, den Sie aufbauen. Er sammelt sich also, ohne je abgebaut zu werden. Sie können immer weiter machen, bis Sie vor Erschöpfung umfallen oder der Körper Ihnen eindeutige Signale der Überlastung sendet, die sich in Form von Angst- oder Panikattacken äußern können. Schlaf zählt in diesem Sinne nicht wirklich zur Auszeit. Wenn Sie zu Bett gehen und sich gestresst fühlen, können Sie acht Stunden schlafen und immer noch mit dem Gefühl aufwachen, angespannt, müde und gestresst zu sein. Auszeit muss deshalb außerhalb der Schlafenszeiten während des Tages eingeplant werden. Ihr Hauptzweck ist es, sich einfach eine Pause außerhalb des Stresszyklus zu erlauben, um zu verhindern, dass sich der Stress ansammelt.

Folgende Regelzeiten für die sog. Auszeit sollten eingeplant werden:

• min. 1 Stunde pro Tag,
• min. 1 Tag pro Woche und
• min. 1 Woche alle 12-16 Wochen.

Es gibt drei Arten von Auszeit, die wichtig sind, um einen entspannten Lebensstil zu entwickeln.

• Ausruhzeit,
• Erholungszeit und
• Beziehungszeit.

Es ist wichtig, dass Sie genügend Auszeit für alle drei lassen. Oft kann Erholungs- und Beziehungszeit gemeinsam kombiniert werden, jedoch ist es wichtig, dass die Ausruhzeit wirklich nur dazu verwendet wird, dass Sie sich ausruhen, und für nichts anderes.

Ausruhzeit ist die Zeit, in der alle Aktivitäten zur Seite gelegt werden und Sie sich vollständig ausruhen. Es könnte sein, dass Ihre Ausruhzeit darin besteht, einfach auf der Couch zu liegen und nichts zu tun, in Ihrem Ruhesessel zu sitzen und friedliche Musik zu hören, in der Badewanne zu liegen oder ein Nickerchen zu halten. Der Schlüssel zur Ausruhzeit ist, dass es im Wesentlichen darum geht, passiv zu sein. Die heutige Gesellschaft verlangt von jedem Leistung und das möglichst rund um die Uhr. Wenn Sie viel unter Stress stehen, ist eine Stunde Ausruhzeit pro Tag optimal.

Erholungszeit wiederum erfordert Aktivitäten, die Ihnen helfen sich “wieder aufzubauen”, das heißt, neue Energie zu tanken. Erholungszeit bedeutet etwas zu tun, das Ihnen Spaß und Freude bereitet, z.B zu lesen, ins Kino zu gehen, zu wandern, zu angeln, einer sportlichen Betätigung nachzugehen oder einfach Brot zu backen. Erholungszeit kann während der Woche genommen werden, sollte aber auf jeden Fall an den Tagen genommen werden, wenn sie von der Arbeit frei haben. Solche Zeiten können alleine genommen werden oder mit jemand anderem. In diesem Fall überlappen sich Erholungs- und Beziehungszeit.

Beziehungszeit ist die Zeit, in der Sie Ihre privaten Ziele und Verantwortungen zurückstellen, damit Sie die Zeit mit der anderen Person oder Personen genießen können. Die Beziehungszeit sollte Ihrer Beziehung zu Ihrem Partner, Ihren Kindern, erweiterten Familienmitgliedern, Freunden, Haustieren usw. gewidmet sein und Sie sollten Ihr individuelles Ich für eine Weile vergessen können. Wenn Sie eine Familie haben, dann sollte diese Zeit aufgeteilt werden in Zeit, die Sie nur mit Ihrem Partner verbringen, Zeit, die Sie nur mit Ihren Kindern verbringen, und Zeit, die mit der gesamten Familie verbracht wird.

Wie können Sie mehr von dieser Zeit (allen drei Arten) in Ihrem Leben berücksichtigen? Eine wichtige Voraussetzung ist, dem Workaholismus entgegen zu treten. Workaholismus ist eine Suchterkrankung, bei der die Arbeit der einzige Lebensinhalt ist, der Ihnen innere Erfüllung und Selbstwert vermittelt. Sie widmen alle Ihre Zeit und Energie der Arbeit und vernachlässigen sowohl Ihre physischen als auch Ihre emotionalen Bedürfnisse. Workaholismus beschreibt einen unausgewogenen Lebensstil, der oft zuerst zu chronischem Stress, dann zum Burnout-Syndrom und letztlich zu noch ernsteren Erkrankungen führt.

Wenn Sie ein Arbeitssüchtiger sind, sollten Sie “Nichtarbeitsaspekte” in Ihrem Leben mehr betonen und genießen lernen. Sich selbst Zeit zum Ausruhen, Erholen und für Beziehungen zu verordnen, kann zunächst schwierig sein, wird aber mit der Zeit leichter und lohnt sich.

Ein anderer wichtiger Schritt ist einfach die Bereitschaft, weniger zu tun. Das heißt, Sie reduzieren die Anzahl der Aufgaben und Verantwortungen, die Sie jeden Tag übernehmen. In einigen Fällen kann es nötig sein Ihre Arbeitsstelle zu wechseln; in anderen lediglich Ihre Zeit für die Arbeit und Verantwortung neu zu organisieren und Ruhe- und Entspannungsphasen zu integrieren. Für einige Menschen bedeutet das, dass Sie einen Grundentschluss fassen müssen, indem Sie z.B. weniger Geld in Kauf nehmen, um einen ausgewogeneren Lebensstil zu genießen. Bevor Sie darüber nachdenken, Ihre gegenwärtige Stelle aufzugeben, sollten Sie überlegen, wie Sie Ihre Werte von Leistungs- und Produktivitätsaspekten (“was” Sie tun) zu Aspekten besserer Lebensqualität (“wie” sie leben) verschieben können.

Übung

Nehmen Sie sich Zeit zu überlegen, wie Sie in Zukunft mehr Zeit für jede der drei Auszeiten aufbringen könnten. Schreiben Sie die drei Auszeiten auf einen Zettel und dahinter die Antworten.

Ruhezeit:
Erholungszeit:
Beziehungszeit:

Zeitmanagement

Eine sehr wichtige Fertigkeit, die man besitzen sollte, um mehr Zeit für sich zu gewinnen, ist Zeitmanagement. Zeitverwaltung beschreibt die Weise, wie Sie Ihre täglichen Aktivitäten organisieren oder strukturieren. Ineffiziente Zeitverwaltung kann zu Stress mit all seinen bereits erwähnten negativen Auswirkungen führen. Wirksame Zeitverwaltung erlaubt Ihnen andererseits mehr Zeit für die drei Auszeiten, die oben beschrieben sind (Ausruhen, Erholung und Beziehungen).

Die Entwicklung von Zeitmanagement Fähigkeiten kann bedeuten, dass Sie einige liebgewonnene Gewohnheiten aufgeben müssen. Sind einige der folgenden Tendenzen wahr für Sie? Kreuzen Sie die Aussagen an, die auf Sie zutreffen:

Ich tendiere dazu, die Zeit zu unterschätzen, die ich brauche, um eine Aufgabe zu beenden. Bis ich fertig bin, habe ich Zeit in Anspruch genommen, die ich für etwas anderes gebraucht hätte.

Ich tendiere dazu, viele Dinge in kurzer Zeit erledigen zu wollen, was dazu führt, dass ich mich abhetzen muss.
Ich finde es schwierig etwas loszulassen, in das ich involviert bin, was dazu führt, dass ich nicht genügend Zeit habe, die nächste Aktivität anzugehen (oder zu beenden), die ich tun muss.

Ich habe Schwierigkeiten bei Aufgaben oder Aktivitäten Prioritäten zu setzen.

Ich habe Schwierigkeiten unwesentliche Aufgaben an andere zu delegieren, auch wenn die Möglichkeit dazu besteht.

Wenn Sie einige der o.a. Erklärungen angekreuzt haben, kann das Erlernen und Kultivieren von wirksamen Zeitmanagement-Fertigkeiten für Sie von Nutzen sein.

Allgemeine Techniken mit Zeit zu arbeiten

Die Fertigkeiten, die unten beschrieben werden, werden Ihnen helfen “mit” der Zeit statt “gegen” die Zeit zu arbeiten.

Prioritäten setzen

Prioritäten setzen bedeutet, zwischen wesentlichen und unwesentlichen Aufgaben oder Aktivitäten zu unterscheiden. Sie kümmern sich nur um die wichtigsten Aufgaben und stellen alles andere in Warteposition (oder delegieren die Aufgaben an andere).

Es kann nützlich sein die täglichen Aufgaben und Verantwortungen in drei Kategorien einzuteilen: wesentlichste, wichtige und weniger wichtige. Die wesentlichsten Aufgaben und Aktivitäten sind die, die sofort ihre Aufmerksamkeit erfordern, wie z.B. die Kinder zur Schule zu schicken. Es können aber auch Aktivitäten sein, die für Sie persönlich wichtig sind, wie physische Übungen, wenn Sie daran arbeiten, Ihre Angst zu reduzieren. Wichtige Aufgaben und Aktivitäten sind jene, die bedeutsamen Wert haben, aber für eine begrenzte Zeit aufgeschoben werden können, wie z.B. Zeit mit Ihrem Partner zu verbringen. Wichtige Aufgaben können jedoch nicht lange hinausgeschoben werden. Weniger wichtige Aufgaben können für lange Zeit verschoben werden, ohne ernste Konsequenzen, z.B. das Altpapier zum Container zu bringen oder Photos in Alben einzukleben.

Es kann für Sie vielleicht hilfreich sein, wenn Sie morgens nach dem Aufstehen Ihre Aufgaben und Aktivitäten für den Tag in wesentliche, wichtige oder weniger wichtige einteilen. Zeichnen Sie auf einem Blatt Papier drei Spalten auf und ordnen Sie die anstehenden Aufgaben in die jeweilige Spalte ein. Beginnen Sie mit wesentlichen und wichtigen Aufgaben. Als letztes notieren Sie sich die weniger wichtigen Aufgaben. Dies sind dann auch die Aktivitäten, die sich am besten verschieben lassen, um sich mehr Auszeit zu verschaffen.

Wenn es Ihnen damit Ernst ist, einen ausgeglichenen Lebensstil anzustreben, dann müssen Sie Ausruhzeit, Erholungszeit und Beziehungszeit in die wesentliche Kategorie einordnen. Wenn Auszeiten in Ihre täglichen Routine integriert werden, und eine hohe Priorität für Sie erhalten, werden Sie nach einiger Zeit anfangen, das Leben langsamer und leichter zu nehmen. Sie fühlen weniger Stress und Anspannung, können besser schlafen und fühlen sich im Allgemeinen wohler. Indem Sie lernen, Auszeiten als etwas Wesentliches zu betrachten, können Sie die Arbeitsucht, das übermäßige Streben nach Erfolg, sowie das Streben nach Perfektionismus nach und nach aufgeben.

Delegation

Die Fähigkeit zu delegieren beinhaltet loszulassen und jemand anderen mit einer Aufgabe oder Aktivität zu betreuen, die für Sie eine geringere Priorität hat. Es kann sich auch um eine wichtige Aufgabe handeln, die Sie nicht persönlich durchführen müssen. Sie erhalten dadurch mehr Zeit für jene Aufgaben, die wesentlich sind und Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern. Oft bedeutet Delegation, jemand anderen für etwas zu bezahlen, was Sie selber tun könnten, wenn Sie unbegrenzt Zeit hätten z.B. putzen, Autowaschen, kochen, aufs Kind aufpassen, Grundreparaturen ausführen usw. Zu anderen Zeiten bedeutet Delegation einfach, Aufgaben fair unter Familienmitglieder aufzuteilen: ihr Partner und die Kinder übernehmen dabei ihren Anteil an den anstehenden Haushaltsaufgaben. Der Schlüssel zur Delegation ist die Bereitschaft zu vertrauen und sich auf die Fähigkeiten anderer zu verlassen. Sie geben die Vorstellung auf, dass nur Sie eine Aufgabe richtig erledigen können, und sind bereit, die Aufgabe anderen anzuvertrauen.

Zeiteinteilung

Ein allgemeines Problem beim Zeitmanagement ist, dass die kalkulierte Zeit für eine Aufgabe oder Aktivität unterschätzt wird. Das Ergebnis ist, dass Sie sich beeilen müssen und versuchen, die Sache so schnell wie möglich zu Ende zu bringen oder Gefahr laufen, Überstunden machen zu müssen. Eine allgemein hilfreiche Regel ist es, von vornherein für jede Aktivität ein wenig mehr Zeit einzuplanen als Sie schätzen würden. Es ist besser die Zeit zu Ihren Gunsten zu überschätzen, so verschaffen Sie sich Spielraum und können in aller Ruhe die nächsten Aufgaben angehen.

Eine wichtige Voraussetzung, um längere Zeiten veranschlagen zu können, ist, dass Sie lernen weniger Dinge zu machen, und nicht so viele Aufgaben oder Aktivitäten in einen gegebenen Zeitrahmen stopfen. Es kann sein, dass dies sehr schwierig für Menschen ist, die nach ihrem eigenen Adrenalin süchtig sind und ein gewisses Hochgefühl bekommen, wenn Sie herumhasten oder sich sehr beschäftigt fühlen. Wenn Sie sich jedoch zeitlichen Spielraum verschaffen, werden Sie damit belohnt, dass Sie während Ihres Tages ein entspannteren und leichteren Schritt feststellen. Auf diese Weise ersparen Sie sich viel Stress.

Loslassen von Perfektionismus

Perfektionismus bedeutet im Grunde genommen, dass Sie Ihre Standards und Erwartungen zu hoch ansetzen. Man erlaubt sich keine unvermeidlichen Fehler, Frustrationen, Verzögerungen und Beschränkungen, um sein Ziel zu erreichen. Perfektionismus kann Sie in der Tretmühle von Überlastung zu einem Punkt bringen, an dem Sie keine Zeit mehr für eigene Bedürfnisse finden. Das Aufgeben von Perfektionismus erfordert eine Änderung der Grundeinstellung. Perfektionismus aufzugeben bedeutet, dass Sie einfach Ihr Bestes tun, Fehler zulassen und die Ergebnisse akzeptieren, selbst wenn Ihre Bemühungen weniger umfangreich ausfallen als sonst. Es erfordert auch, dass Sie lernen in einigen Situationen zu lachen statt verzweifelt zu sein. Auf das Thema Perfektionismus wird in der Rubrik “Affirmationen” näher eingegangen.

Das Überwinden des Hinausschiebens Hinausschieben ist immer selbstschädigend, wenn Sie sich zu wenig Zeit lassen. Anm. Renni: Hiiilllffeee! Ich versteh nur Bahnhof.

Ob es darum geht sich auf eine Prüfung vorzubereiten oder ob Sie sich auf ein Projekt vorbereiten müssen.

Ein Grund für das Hinausschieben kann sein, dass Sie nicht wirklich das tun wollen, was auch immer Sie vorhatten zu tun. Wenn dies der Grund für Ihr Zögern ist, liegt die Lösung im Delegieren oder Prioritäten setzen. Wenn Sie eine unerwünschte Aufgabe an jemand anderen delegieren können, dann tun Sie es. Wenn Sie es nicht können, dann erledigen Sie die unerwünschte Aufgabe als erstes. Mit anderen Worten, geben Sie der Aufgabe eine höhere Priorität als den anderen Dingen, mit dem Versprechen an sich selbst, sich hinterher zu belohnen. Machen Sie im Anschluss etwas, das Ihnen Spaß macht oder Sie besonders interessiert.

Ein anderer Grund für das Hinausschieben ist Perfektionismus. Wenn Sie meinen, dass etwas perfekt getan werden muss, kann es sein, dass Sie zögern weil Sie fürchten, dass Sie es nicht richtig oder gut genug machen könnten. Die Lösung hier ist, einfach ins kalte Wasser zu springen, ungeachtet dessen, ob dazu bereit sind oder nicht. Ein wichtiges Prinzip, an das Sie sich erinnern sollten ist: gerade dadurch, dass Sie mit der Aufgabe anfangen motiviert Sie, diese auch zu Ende zu bringen. Danach haben Sie event. sogar genug Zeit Ihre Arbeit nochmals zu überprüfen oder zu verfeinern, um ein besseres Ergebnis zu schaffen. Das Schlechteste, was Sie überhaupt tun können, ist, die Aufgabe gar nicht erst anzugehen, weil Sie glauben, sie nicht gut genug erfüllen zu können.

Nein sagen

Es gibt viele Gründe, warum Menschen Schwierigkeiten haben, nein zu sagen. Es kann sein, dass Sie immer angenehm und aufgeschlossen erscheinen wollen. Sie sagen nicht nein, ganz gleich worum Sie gebeten werden, Sie können an Sie herangetragene Bitten oder Forderungen, auch wenn sie Ihnen unangemessen erscheinen, nicht zurückweisen, Sie stellen lieber eigene Bedürfnisse zurück, haben also Schwierigkeiten, Grenzen zu setzen. Es kann auch sein, dass Sie mit Ihrer Arbeit so stark verbunden sind, dass Sie sich mit ihr identifizieren und sie den Inhalt Ihres Lebens darstellt. Ganz gleich wie anspruchsvoll und zeitintensiv die Verantwortungen werden, Sie nehmen alles an, weil Sie ein Gefühl der Leere hätten, wenn Sie es nicht täten.

In Kürze, die Fähigkeit nein zu sagen, hängt von Ihrem Selbstbild ab. Wenn Ihr Selbstbild verlangt, dass Sie zu jeder Zeit nett und für jeden immer verfügbar sind, dann gibt es wahrscheinlich keine Grenze für andere, Sie um etwas zu bitten.

Nein-Sagen lernen verlangt, dass Sie bereit sind, bestehende Überzeugungen über sich aufzugeben. Dies dürfte zu einem der schwierigsten Bereiche gehören, weil es bedeuten kann, dass Sie Ihre Einstellung sich und anderen gegenüber ändern müssen. Sie müssen lernen, andere und deren Meinung über Sie weniger wichtig zu nehmen, dafür sich selbst und den eigenen Bedürfnissen eine größere Gewichtung zu geben. Das bedeutet die Realität zu akzeptieren: dass Sie sich um sich selbst kümmern müssen, auch wenn andere dann meinen, Sie seien egoistisch. Meinen Sie wirklich, dass Sie Ihr Bestes bei der Arbeit geben können, wenn Sie übermüdet, gestresst oder ausgebrannt sind?

Ich selber musste durch Panikattacken lernen, wie wichtig es ist, nein zu sagen. Viele erkennen nicht, dass Ihre Panikattacken, Depressionen oder andere Erkrankungen die Folge des nicht “Nicht-Nein-Sagen-Könnens” sind. Die Erkrankung bewirkt wiederum, dass Sie eher auf sich selbst achten und merken, dass Sie die Bremse ziehen müssen, damit Sie ein gesünderes und ausgewogeneres Leben leben.